Hay una diferencia importante entre el responsable y el encargado del tratamiento de los datos de los propietarios de una comunidad de vecinos. Según la ley orgánica de protección de datos (LOPD), el responsable del fichero es toda «persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento».
Por lo tanto, la persona jurídica que va a decidir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos que tenga recabados de los diferentes co-propietarios será la propia Comunidad de Propietarios, puesto que, por Estatutos y por Ley, recae sobre los diferentes cargos de gobierno que la constituyen el cumplimiento de todos y cada uno de los deberes y obligaciones para llevar a buen puerto todos los asuntos necesarios para la mejor convivencia y organización, tanto a nivel administrativo, como a nivel de gestión.
Sin embargo, la LOPD en su artículo 20 apartado f) permite a la Junta la posibilidad de conferir al administrador de fincas otras atribuciones diferentes a las establecidas por ley o estatutos. El administrador como tal no puede ostentar la figura de responsable del fichero de una comunidad porque la labor que realiza, solo es un servicio que presta a la comunidad de propietarios. Es este el punto diferenciador entre la figura de responsable y la de encargado, y así lo expresa la propia LOPD en su artículo 12, al señalar que «no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento».
En definitiva, el Administrador de Fincas será responsable de los datos recabados para la actividad empresarial que desarrolla (clientes, facturas, contactos, etc) y formará parte de la Junta de Gobierno, por lo tanto, como parte representativa, no será responsable del fichero creado por la Comunidad, sino usuario del mismo, y en todo caso, será encargado de tratamiento en la materia relativa a la custodia de los datos y acceso.
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