Los listados con los nombres, teléfonos y direcciones de notificación que se manejan en todas las comunidades se deben considerar como ficheros de datos de carácter personal. Según el artículo 26 de la LOPD, el fichero de los propietarios de la Comunidad debe inscribirse en la AEPD. El proceso de inscripción es fácil, rellenando un formulario que proporciona en su Web y presentándolo en línea o en un organismo estatal o autonómico que ofrece el servicio de registro entre Administraciones Públicas (“Ventanilla Única”).
A la hora de rellenar el fichero hay que señalar que es la propia Comunidad de Propietarios (y no los administradores colegiados) quien ostenta la figura del “responsable del fichero o tratamiento”. Sin embargo, el administrador sí suele tener el papel de “encargado del tratamiento” y así debe constar en la declaración del fichero. Es importante que los datos del Administrador figuren como dirección para la “Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación”. Los administradores colegiados, disponen de todas las garantías y el control técnico del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de la comunidad donde residan.
El uso de los datos de los propietarios por parte del Administrador para la realización de las tareas encargadas, no se considera comunicación de datos tal como señala la LOPD en su artículo 12 (“no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento”).
Sin embargo, como normalmente es el propio Administrador de Fincas colegiado quien se encarga de la custodia de esos datos, almacenándolos en su propio sistema informático o en carpetas ubicadas en su propia oficina, prestando un servicio a la Comunidad, es necesario que dicho servicio sea regulado a través de un contrato. En este contrato se deben definir, entre otras, las finalidades de dicho servicio y las medidas de seguridad a aplicar.
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